Bexio + WooCommerce – lohnt sich die Verknüpfung?

Test Bexio WooCommerce Automator

Sobald der eigene Online Shop mehrere Bestellungen am Tag auslöst, steigt das Bedürfnis nach automatisierten Prozessen. Mit der Verbindung des Buchhaltungstools Bexio zum Online Shop WooCommerce werden viele manuelle Prozesse obsolet: Keine Ertragsverbuchung, automatische Verrechnung der Mehrwertsteuer, automatischer Abgleich der Rechnung etc. Wir zeigen dir in diesem Artikel wie die beiden Tools harmonieren.

Der Bexio Automator

Der Bexio Automator für WooCommerce wurde von der Firma Raptus in Lyss entwickelt. Das Plugin wird im Jahres-Abo in zwei verschiedenen Varianten angeboten:

Die Standardversion gibt es für CHF 19 / Monat, das Premium-Abo wird für 39 / Monat angeboten.

Den genauen Funktionsumfang der beiden Abos werden im nachfolgenden Kapitel genauer erläutert. Eine kostenlose Version gibt es nicht – dafür bietet Raptus eine 90-tägige und komplett unverbindliche Testphase an.

Funktionsumfang Standard oder Premium

Nachfolgend die Übersicht des Funktionsumfangs der beiden Varianten.

Feature Standard Premium
Automatische Erstellung von Aufträgen
Automatische Erstellung von Lieferungen
Automatische Erstellung von Rechnungen
Automatisches verbuchen von Zahlungen
Anmerkung zur Bestellung als Kommentar in bexio
Flexibler Auftragstitel mit Platzhaltern
Lagerbestandabgleich
Auftragsstatusabgleich
Asynchroner Abgleich von Bestellungen (optional)
Synchronisierung von kostenlosen Bestellungen (Total von 0.00.-)
Automatische Erfassung von Kontakten
Erstellung von Standardpositionen, wenn Produkt in bexio nicht vorhanden
Verlinken von Zahlungsmethoden mit bexio-Bankkonten
Einstellungsmöglichkeiten zur Berechnung des Lagerbestandes im Shop
Anhängen des Rechnungs-PDF an WooCommerce E-Mail
Steuerung der Dokumentennummern vom Shop aus
Produkte von bexio importieren

Was auffällt: Der Funktionsumfang der Standard Version ist bereits sehr umfassend. In den nachfolgenden Abschnitten werden wir genauer auf die einzelnen Features des Plugins eingehen.

Erstellung von Dokumenten

Wird über den Online Shop ein Kauf getätigt, erstellt Bexio automatisch die Dokumente Auftrag, Lieferung und Rechnung. Diese können in der Bestellübersicht im WooCommerce-Shop eingesehen werden. Mit einem Klick auf das Dokument, wird man auf die Details-Ansicht in Bexio weitergeleitet.

Bexio Dokumente in WooCommerce

Die Bexio-Ansicht in WooCommerce ermöglicht die einfache Ausstellung von Dokumenten und minimiert die Gefahr von Fehlern bzw. Verwechslungen. Eine überaus praktische Funktion – Daumen hoch von unserer Seite!

Auftragsstatusabgleich Bexio WooCommerce

Eine der wichtigsten Funktionen im Zusammenspiel zwischen Bexio und WooCommerce ist der Auftragsstatus. Einige unserer Kunden verwalten ihre Bestellungen direkt aus WooCommerce heraus, andere wiederum nutzen Bexio für die Auftragsabwicklung. Für uns ist es deshalb wichtig, dass der Automator in beide Richtungen funktioniert. Und das tut er!

bexio auftragsstatus in woocommerce

Wir haben sowohl die Verwaltung aus WooCommerce aber auch die Abwicklung via Bexio getestet. In beiden Situationen hat das Lead-Tool den korrekten Status weitergegeben. Dadurch wird es dem Nutzer offengelassen, welches Tool für welche Situationen eingesetzt wird. Wir finden das klasse und geben auch hier dem Automator die volle Punktzahl.

Zudem gibt es die Möglichkeit bei Zahlung auf Rechnung (Scheckzahlung) und virtuellen Bestellungen einen individuellen Status zu vergeben. Dies ist in den meisten Fällen aber gar nicht nötig

Individueller Auftragsstatus von WooCommerce in Bexio

Produktverwaltung bzw. Lagerbestand

WooCommerce ermöglicht die Abbildung von Produktkategorien (z. B. T-Shirts) und Produkt-Eigenschaften (wie Farbe oder Grösse). Gerade für Online Shops sind sogenannte Produkt-Attribute von grosser Wichtigkeit, ermöglichen sie doch dem Kunden die einfache Navigation innerhalb eines Produktes. Müsste man je Eigenschaft ein eigenes Produkt erstellen, würde dies den Online Shop unnötig aufblähen beziehungsweise unübersichtlich machen.

Die Produkt-Erfassung bei Bexio gestaltet sich etwas simpler: Produkte können hier lediglich in Produkt-Gruppen eingeteilt werden. Doch was, wenn es ein Produkt in der Farbe Schwarz und Rot gibt? In Bexio müsste man hierfür zwei verschiedene Produkte erstellen.

Was bedeutet dies nun aber für die Synchronisation?

Da der Bexio Automator nur von Bexio nach WooCommerce synchronisiert, können im Online Shop keine Produkt-Varianten dargestellt werden. Wer also mit Eigenschaften und Attributen in seinem WooCommerce Online Shop arbeitet, sollte seinen Lagerbestand weiterhin über den Online Shop machen.

Nur in wenigen Fällen lohnt sich deshalb die Funktion der Produkt- und Lagerverwaltung via Bexio zu nutzen.

Verbuchung

Da die Verbuchung stark davon abhängt, ob die Produktverwaltung via Bexio oder über den Online Shop gemacht wird, unterteilen wir diesen Abschnitt.

Variante A: Produktverwaltung via Online Shop

Da keine Produkte in Bexio erfasst sind, gelten bei dieser Variante die allgemein hinterlegten Buchungskonten. In WooCommerce kann sowohl ein Ertragskonto für sämtliche Produktverkäufe, als auch ein Aufwandskonto für die berechneten Versandkosten erfasst werden.

Bexio Buchungskonten in WooCommerce

Variante B: Produktverwaltung via Bexio

Wer seine Produkte via Bexio synchronisiert hat, kann jedem einzelnen Produkt ein individuelles Ertragskonto zuweisen. Sollte kein spezifisches Ertragskonto erfasst worden sein, so greift das allgemeine Ertragskonto wie bei Variante A.

Individuelles Bexio Buchungskonto in WooCommerce

Mehrwertsteuer

Die Mehrwertsteuer-Verbuchung wird grundsätzlich auf Produktebene in WooCommerce festgelegt. In den Einstellungen können die Schweizer Steuersätze hinterlegt werden, damit die Abzüge korrekt gerechnet werden.

MWST-Sätze von Bexio in WooCommerce

Bei unserem Test hat der Abzug wunderbar funktioniert. Wichtig: Auch wenn keine Produkte bei Bexio hinterlegt sind, kann so eine saubere MWST-Verbuchung gemacht werden. Hierbei spielt es keine Rolle, ob ein Produkt in Bexio hinterlegt ist oder nicht, da Bexio die MWST-Informationen aus WooCommerce übernimmt.

Kurzfazit: Schade, dass bei Bexio die Produktverwaltung begrenzt ist. Das verunmöglicht es dem Bexio WooCommerce Automator einen saubere Produktabgleich mit Produktvarianten. Deshalb gilt genau abzuwägen, worüber man die Produkt- und Lagerverwaltung koordinieren möchte. Gibt es Produkt-Varianten so sollte man unbedingt WooCommerce nutzen.

Rechnung PDF (Premium-Funktionen)

Auch wenn die Kreditkarte die Rechnung im Jahr 2021 als beliebteste Zahlungsmöglichkeit im E-Commerce abgelöst hat (s. E-Commerce Stimmungsbaromter), so kaufen Frau und Herr Schweizer immer noch gerne online auf Rechnung ein. Umso praktischer also, wenn WooCommerce die in Bexio generiert Rechnung sogleich als PDF mitverschickt.

Mit dieser Premium-Funktion kann eine wichtige Funktion eines Online Shop quasi automatisiert werden. Wem der Kauf auf Rechnung bis dato zu umständlich war, schlägt damit gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Die zusätzliche Zahlungsmöglichkeit wird zu hoher Wahrscheinlichkeit Mehrverkäufe auslösen + der automatisierte Prozess via Bexio sorgt dabei nur für marginalen Mehraufwand.

Wer in seinem Online Shop Produkte anbietet, welche sich zum Kauf auf Rechnung anbieten, sollte diese Funktion bzw. die Premium Variante in Betracht ziehen. In den meisten Fällen wird der Mehrverkauf die zusätzlichen Kosten kompensieren.

Fazit: Der Bexio Automator für WooCommerce kann was!

Der Bexio Automator für WooCommerce bietet viel Mehrwert zu einem fairen Preis. Bestellungen werden sauber abgewickelt und die Verbuchung funktioniert tadellos (inkl. Mehrwertsteuer und Versandkosten). Den Buchhaltungs-Alltag wird das Tool allemal erleichtern.

Einen Abzug gibt es aber für die Produkt bzw. Lagerverwaltung. Eigentlich etwas fies, da der Automator hierfür gar nichts kann: Bei Bexio ist es aktuell (Oktober 2021) nicht möglich, den Produkten spezifische Eigenschaften wie Farbe oder Grösse zuzuweisen. Je nach Komplexität der Produkte im Online Shop verunmöglicht dies somit den Austausch von Produkt- und Lagerinformationen zwischen WooCommerce und Bexio.

Sobald der Kauf auf Rechnung im eigenen Online Shop angeboten wird, empfehlen wir die Nutzung der Premium-Funktion. Arbeitsprozesse können dadurch automatisiert und professionalisiert werden, weshalb man schlussendlich wohl eher Geld spart als drauflegt.

Wir helfen dir bei der Konfiguration

Was in diesem Erfahrungsbericht nicht herausgeht: Es hat seine Zeit gedauert, bis wir die beiden Systeme sauber miteinander verknüpft haben. Du willst Bexio ebenfalls mit WooCommerce verknüpfen? Sehr gerne helfen wir dir bei der sauberen Konfiguration der beiden Systeme.

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